陕西新丝路项目管理有限公司
更多
详细内容

政府采购中的紧急采购浅议

来源:中国政府采购网 

■ 张海军

《中华人民共和国政府采购法》第三十条第三项规定,采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的,可以依照本法采用竞争性谈判方式采购;第八十五条规定“对因严重自然灾害和其他不可抗力事件所实施的紧急采购和涉及国家安全和秘密的采购,不适用本法。”

怎样理解“采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的”中的紧急需要和“对因严重自然灾害和其他不可抗力事件所实施的紧急采购”中的紧急采购呢?本文试图对紧急情况下政府采购行为的特殊性和灵活性加以分析,并讨论一些紧急需求和紧急采购过程中必要的监督办法。

一、什么是政府采购中的紧急采购?

《中华人民共和国政府采购法》第三十条第三项的紧急需求和第八十五条的紧急采购,显然不是在同一档次的紧急情况下适用的。前者的紧急程度远远低于后者。故前者的处理方式还是在《中华人民共和国政府采购法》框架内,采用竞争性谈判方式采购,因为竞争性谈判方式的采购周期比招标要短。而后者不适用该法。

第八十五条规定“对因严重自然灾害和其他不可抗力事件所实施的紧急采购”应该是在抗灾抢险、疫情紧迫、战时动员、动乱等可能导致人身伤害、生命或财产损失、基础设施严重损坏等紧急意外事件发生时,国家或地方政府急需必要的货物和服务来应付紧急情况,这种紧急状态下货物和服务的采购活动就是紧急采购。这种情况是本文讨论的重点。

在决定一个事件是否构成紧急情况时,主要考虑如果国家或地方政府的救援活动推迟,危害的性质和程度将如何发展,是否会面临更加严峻的情况。这里把紧急情况分为如下几类:

• 自然或人为灾害:如地震、飓风、海啸、火山爆发、洪水、火灾或大流域污染;

• 大规模的健康紧急情况:如非典等疾病大流行或三聚氰胺等食品安全事件;

• 重大安全突发事件:如恐怖袭击、严重犯罪或重大网络安全突发事件;

• 关键基础设施或设备故障:如监狱安全系统故障或关键的医院基础设施失灵;

• 政治紧急情况:如战争、政变;

从以上的分类可以看出,这里指的紧急情况,都是事先不可预知的,即所谓不可抗力事件。而那些因采购人拖延造成的,或因缺乏规划造成的紧急情况则不构成紧急情况。

二、紧急情况的时间阶段性

根据紧急情况发生的时间过程、威胁和危险的程度,采购人需要在不同的时间内做出不同的反应。

(一)第一阶段--即刻反应

当紧急情况发生时,采购人需要针对紧急情况所需物资的采购做出第一反应,即所谓应急反应。此时需要判断的是紧急情况的性质,进而选择合适的采购方式。当紧急情况的发生对人类生命有威胁、对自然环境(例如主要河流遭受污染)有严重甚至灾难性的威胁,如果反应延迟,可能会导致情况恶化,对人、环境或更大的流域造成严重伤害的,或者当国家或地方政府宣布紧急状态时,就应该适用紧急采购。

鉴于情况紧急性,救济物资或服务的采购可以脱离平时政府采购相关法律、条例的约束,以救济物资或服务尽快到达指定位置为主要目标,当然要保证所采购的货物或服务的功能性要求。此时的采购可以放弃常规采购程序,以快为准则。可以事先不签订书面合同,以口头交涉为依据,待情况稳定后补签合同,并要求供应商开具发票。

如果一项采购涉及的费用较大,采购人员在承担责任前,至少应有一个具有财务授权的官员的口头上的批准,随后写在书面上。这种情况下,采购清单的记录,采购的性质和范围的记录是必要的,以备事后情况说明时,有充足的证据

(二) 第二阶段--灾难救援

当紧急情况进入灾难救援阶段时,由于采购的急迫性仍然存在,正常的政府采购流程不能保证规定时间内有效的货物或服务的交付,紧急采购仍然适用。这一阶段的紧急反应可适用于以下情况:

• 即刻的生命损失的威胁消除了,但如果货物或服务不及时到位,会产生新的威胁,如灾后疾病流行的危险;

• 即刻的基础设施受到破坏的威胁消除了,但隐患仍在;

• 人为或自然的灾害还有小规模蔓延的危险;

• 紧急状态解除;

在这些情况下,立即做出反应的必要性将改变为紧急响应的能力。采购人可以考虑操作环境和当时的条件,放弃常规政府采购程序,理由是通常的采购程序将阻止及时交付货物或服务以带来有效的救济。

这一阶段的采购在购买前要获得具有财务授权的官员批准。如果可能,具有财务授权的官员可以对这一阶段的紧急采购进行一个一揽子准许。采购方式可以有如下选择:

• 直接从能保证质量并保证货物或服务及时到达需求地的供应商处购买。此时最重要的考虑必须是立即提供救济,价格也是选择供应商的一个因素;

• 可以从以前签订过同样货物或服务合同(包括协议供货)的供货商中直接选择供应商。如果要求立即交付,甚至可以考虑使用其他采购单位的通过竞争过程指定的供应商;

• 如果可能的话,寻找正在组织救援的其他政府组织和非政府组织,与他们进行协作;

这个阶段采购人选择供应商的主要考虑原则是,供应商可以保证以合适的价格立即交付到正确的地点并正确的数量和质量。在满足要求的情况下,也可以考虑短期租赁设备而不是购买,让你有时间通过一个更有竞争力的过程找到一个更长久的解决方案。

由于时间的紧迫性,如果可能的话,可以与供应商书面确认你们间的协议并使用简单的政府模型合同;如果时间不允许,口头或电子邮件的报价就足够了,内容应该包括交付什么东西,什么规格,什么时候,哪里,供货商是谁,价格和任何其他费用,例如运费和保险。

(三)第三阶段--灾后重建

一旦紧急情况稳定下来,面临的主要问题变成灾难补救和灾后重建,这可能是一个比较长时间的过程。大多数的货物和服务的采购应返回到正常的政府采购程序。但是,对于某些类型的采购,例如,抗灾物资的储备,或清洁水和污水处理设施、住房重建或道路修复等关键基础设施,采购人可以选择加速采购进程。

在采购人开展一个加速采购程序时,可以按照《中华人民共和国政府采购法》第三十条第三项的规定,采取非招标形式采购,甚至偏离常规政府采购程序,这时采购人必须准备好为自己的行为做出合法的解释。

三、紧急采购的处理原则

(一)灵活应对

在真正的紧急情况下,在保证供货商及时交付货物或服务以带来有效的救灾物资的需求下,暂时可以不履行其平日里遵循的政府采购的义务,以避免任何的拖延,这时的灵活的采购方式是完全合理的。

在紧急采购时,采购人将需要采取灵活方式获得所需的商品和服务。在采取灵活的采购过程时,采购人应考虑到他们必须掌握的所有事实和情况,考虑什么是合理和公正的,考虑到当场的操作环境和条件,研究指定和优先考虑立即进行的采购活动。

(二)完整的记录

在紧急事件发生时或发生后尽可能短的时间内,采购人应该记录你的紧急采购整个过程。记住,即使是脱离了平时政府采购程序的紧急采购,也将面临审计。所以你的记录应该尽可能的清晰、完整,并清楚地标明此项购买是一项紧急采购,并记录下证明的事实和情况,文件必须按照有关要求存档。对于应该进行公示的采购,合同应在稍后公布,并明确的注明它是一项紧急采购。

四、紧急采购的风险防范和监督机制

紧急采购的顺利进行,除了要有科学可行的方法以外,还要采取一系列的措施对供应商进行激励与风险控制。在紧急情况下,价格上涨、欺诈、贿赂和腐败的风险更高,这可能是一个问题。要意识到这些可能性,并采取措施来防范它们。一要充分发挥供应商的积极性和主动性,搞好货物或服务的供应工作,切实保证政府采购任务的完成;二要防止紧急采购过程中的不轨行为,预防一切对采购单位、对社会可能造成的不确定性损失和风险。

(一)建立稳定可靠的供应关系

  紧急采购供应商管理应建立在平时供应商管理工作的基础之上,采购部门可以通过平时对供应商情况的全面掌握,在紧急关头科学准确地对供应商的工作能力做出评估,以便领导进行正确的选择。建立稳定可靠的供应关系,要对平时采购工作的开展进行详尽的记录,并对其中的关键数据,如产品合格率、交货准时率、售后服务等进行科学的分析,对供应商的业绩进行量化和诚信评级,确定优先选择对象。

(二)建立供应商诚信体系和评价系统

选择诚信等级高的供应商参与政府紧急采购。而其中最为关键和复杂的就是供应商选择方法的确定和运用。只有建立供应商诚信体系和评估系统,才能比较客观和有效地选择出合格的供应商参与紧急采购。另外,政府紧急采购也可以尝试采用公开选择定点供应商的方式。

(三)建立强有力的监督管理体系

紧急采购由于其要求高、任务急、时间紧,很容易造成政府采购供应商选择过程的混乱或无序,从而降低采购效益,甚至滋生违法乱纪。搞好紧急采购中的监控,具体应完善以下几种制度:

一是选择计划制度。对于进行供应商选择的负责人员,应当在进行选择之前列出选择计划,并上交有关监管部门,经其批准后作为供应商选择的参考和最后检查的依据。

二是采购评价制度。这主要是指对采购业务员的业绩的评定。通过相应的量化评定,可对采购人员的具体行为进行考核提供详细依据,同时也可为紧急采购监督控制提供信息支持。

三是紧急采购标准化作业制度。通过编制一个详细的紧急采购作业操作手册,对紧急采购流程进行规范,规定采购人员的权限范围,既能为采购行为提供具体的依据,又能实现对采购行为的全程监控。

四是请示汇报制度。紧急采购的操作具有较大的弹性,作业过程中可能出现一些超出业务采购部门权限范围的事情,这就需要通过必要及时的请示汇报,确保采购活动有序进行。


技术支持: 星星之火创新科技有限公司 | 管理登录